Lo scorso 1 ottobre 2016 è entrato in vigore il nuovo “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale”, che si aggiunge agli altri sei Codici deontologici allegati al D.Lgs. 196/2003, tra cui quelli relativi all’attività giornalistica, al credito al consumo, alle indagini difensive. Promosso dal Garante per la protezione dei dati personali ed adottato di concerto con le associazioni operanti nel settore, questo strumento di soft law offre indicazioni univoche sul trattamento posto in essere dalle società che si occupano di fornire informazioni sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager.
Dopo il preambolo, che ne definisce l’oggetto e l’ambito di applicazione, il Codice individua i canoni cui deve conformarsi l’attività di trattamento delle informazioni commerciali (intese quali dati relativi ad aspetti patrimoniali, economici, finanziari, creditizi, industriali e produttivi di un determinato soggetto) e quindi in primo luogo ai principi sanciti dall’art. 11 del D.Lgs. 196/2003. In particolare, il trattamento non potrà riguardare dati sensibili e giudiziari, a meno che questi non siano contenuti in banche dati pubbliche, dunque accessibili a chiunque: anche in tal caso il loro uso presuppone comunque il rispetto delle finalità stabilite dalla legge.
Il fornitore, ovvero il soggetto privato che offre il servizio di informazione commerciale al proprio committente (pubblico o privato), sarà legittimato a raccogliere i dati delle persone fisiche e giuridiche censite e di altri interessati legati da un rapporto giuridico o economico con queste ultime. A tal fine potrà utilizzare i pubblici registri ed in generale i documenti da chiunque conoscibili, il registro delle imprese, i bilanci e l’elenco dei soci, gli atti relativi a fallimenti ed a procedure concorsuali, gli atti immobiliari, ma anche i siti internet dei soggetti censiti, delle istituzioni pubbliche, delle associazioni di categoria e perfino delle testate giornalistiche.
Tuttavia, nel compiere le attività di trattamento, ivi compresa la raccolta dei dati, il fornitore dovrà rispettare le limitazioni che le norme impongono alla conoscibilità, all’utilizzabilità ed alla pubblicità degli atti. L’informazione dovrà poi essere esatta, pertinente ed aggiornata e ne dovrà essere specificata la fonte. Non ci sarà però necessità di acquisire il consenso dell’interessato.
Particolari modalità di trattamento vengono poi imposte nell’ipotesi in cui il fornitore raccolga dati relativi ad eventi negativi, quali fallimenti, procedure concorsuali, pignoramenti e protesti: in tal caso egli dovrà osservare in modo stringente il principio di pertinenza, raccogliendo e comunicando al committente le sole informazioni strettamente necessarie all’indagine conoscitiva della situazione patrimoniale ed economica dell’interessato e dei soggetti allo stesso giuridicamente legati. Non potrà quindi effettuale valutazioni di merito.
Infine, il Codice deontologico prevede che siano fornite all’interessato idonee garanzie in merito all’esercizio dei suoi diritti (art. 7 del D.Lgs. 196/2003): il riscontro del fornitore dovrà essere “tempestivo e completo”, coinvolgendo ogni informazione utile a comprendere le finaltà e le modalità di raccolta e trattamento dei dati.